«Власть над временем – наивысшая власть!». Почему при равных условиях одни добиваются успеха, а другие сдуваются на полпути? Может быть первые знают какие-то особые секреты продуктивности? Нет, они просто используют техники тайм-менеджмента и легко управляют собственным временем.
Рассказываем, какие методы тайм-менеджмента нужно использовать в работе и личной жизни, чтобы быть максимально продуктивным.
Принципы тайм-менеджмента
- Определение целей. Необходимо четко определить цели и приоритеты, чтобы знать, на что стоит тратить время.
- Планирование времени. Составьте план действий, учитывая возможные препятствия и ограничения.
- Распределение задач по важности. Разделите задачи на те, которые нужно выполнять в первую очередь, и те, которые «подождут».
- Установка временных рамок. Установите конкретные сроки выполнения каждой задачи. Это поможет избежать прокрастинации.
- Отдых. Не забывайте о необходимости отдыха и релаксации, чтобы сохранять продуктивность на высоком уровне.
Простые методы управления собственным временем
Поскольку задачи тайм-менеджмента – это прежде всего правильное расставление приоритетов, грамотное планирование и контроль собственного времени, эффективные методы работы включают следующие методики:
- Подготовка с вечера
В конце каждого дня фиксируйте рабочие и личные задачи на завтра. Это позволит понять и оценить загрузку, грамотно распределить дела по уровню важности.
- Съесть «лягушку»
Бизнес-тренеры рекомендуют делать наиболее сложную и неприятную работу самой первой. Поскольку именно утром наш мозг меньше перегружен и нам проще справляться с трудными заданиями.
- Дедлайны
Эффективный тайм-менеджмент времени предполагает установку четких сроков выполнения задач. Исследования показывают, что даже самолично установленные дедлайны помогают сфокусироваться на главном и не отвлекаться на второстепенное.
- Автофокус
Этот метод подойдет тем, кто работает без строгих временных рамок. Сначала напишите список всех дел, а затем его медленно прочитайте и остановитесь на той задаче, которую хотите выполнить прямо сейчас. Выполните, вычеркните и дальше работайте по этой же схеме.
- Метод помидора
Помидор – это интервал времени в 30 мин, где 25 мин. отводится на работу и 5 мин. на отдых. Выполняете четыре повтора и делаете перерыв 30 минут. Если такой формат вам подходит, скачайте приложение Pomotodo – оно работает по этому принципу.
- Девять дел
Метод базируется на иерархии заданий. За день нужно выполнить:
- 1 крупную задачу
- 3 небольших
- 5 мелких
Дела могут быть разными – от встречи с клиентами до покупки стирального порошка для дома.
- Канбан
Подход тайм-менеджмента, разработанный в Японии в 1940-х годах. Визуально это таблица с 3 столбиками «Задачи», «В работе» и «Сделано». На старте все дела заносятся в столбец №1, а по мере выполнения они перемещаются в последний.
- Несколько минут
Хороший способ справиться с привычкой откладывать важные дела «на потом». Выделите на задачу 5-10 минут. Цель – начать без чувства принуждения, чтобы почувствовать контроль над ситуацией. В результате дальнейшая работа пойдет легче.
Экстремальный тайм менеджмент – максимальное повышение продуктивности.
Этот подход предполагает использование радикальных методов для достижения максимальной эффективности:
- Фокус на главном. Сосредоточьтесь на важнейших задачах и проектах, которые имеют наибольшее значение для жизни, карьеры.
- Жесткое планирование. В эффективном тайм-менеджменте необходимо составлять подробный план действий на каждый день, неделю, месяц. Этот план должен включать все задачи, которые нужно выполнить, и время, которое вы собираетесь потратить на это.
- Использование технологий. Это приложения для планирования дел, календари, напоминания. Например, Streaks, Workflow, Todoist.
- Ограничение социальных контактов. Ограничьте время, которое вы проводите в соцсетях. Вместо этого сосредоточьтесь на работе и достижении целей.
- Самодисциплина. Это постоянный контроль над своими действиями, отказ от соблазнов и привычек, которые мешают продуктивности.
- Анализ результатов. Регулярно оценивайте свои достижения, корректируйте план действий и меняйте подход, если он не приносит ожидаемых результатов.
Матрица Эйзенхауэра
Это инструмент тайм-менеджмента, который помогает установить приоритеты задач на основе их важности и срочности. Она была разработана Дуайтом Эйзенхауэром, 34-м президентом Америки, и используется для того, чтобы помочь людям принимать решения о том, какие задачи следует выполнять в первую очередь.
Матрица состоит из четырех квадратов:
- Важные + срочные. Они требуют повышенного внимания, обычно связаны с кризисами, дедлайнами, неотложными ситуациями.
- Важно, но не срочно. Часто связаны со стратегическими планами.
- Неважные, но срочные. Связаны с рутиной или повседневными делами, поэтому их можно смело делегировать другим.
- Неважные и несрочные задачи. Это развлечения, социальные сети или другие занятия, которые не способствуют достижению целей.
Цель тайм-менеджмента на основе матрицы – определить, какие задачи являются приоритетными и требуют повышенного внимания.
Таким образом, соблюдая правила тайм менеджмента, вы легко сможете повысить продуктивность и достичь поставленных целей.